La Commission de protection des données personnelles (CDP), instituée par la loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008, vérifie la légalité de la collecte et du traitement des données personnelles et s’assure que toutes les précautions sont prises pour qu’elles soient sécurisées.
Dans cette perspective, au cours du troisième trimestre 2014, conformément à l’article 43 du Règlement intérieur de la Commission, et après en avoir délibéré en sa séance plénière du 17 octobre 2014, la CDP rend public le présent avis trimestriel qui décrit la situation actuelle de la protection des données personnelles dans notre pays.
Ce présent avis porte sur le compte rendu des activités, les manquements constatés, les mesures prises et enfin quelques recommandations.
1 – Compte rendu des activités
Au sortir de ce troisième trimestre de l’année, les statistiques de la CDP font apparaître les chiffres ci-après :
– 58 appels à déclaration adressés à des organismes publics et privés en vue de leur demander de se conformer à la législation sur les données personnelles ;
– 35 structures reçues par la Commission ;
– 03 plaintes portant sur la publication sans autorisation de CV d’un demandeur d’emploi sur le Net, la mise en place d’une vidéosurveillance sans information préalable et la réception non désirée de Sms de jeux;
– 02 signalements ayant trait à la réception de spams par courriel ;
– 06 demandes d’explications portant sur la prospection directe, la mise en place de vidéosurveillance, la publication non autorisé de CV, la réception de Sms portant sur des jeux ;
– 66 délibérations de la Session plénière dont 20 demandes d’autorisation et 46 récépissés de déclaration.
Les 20 autorisations concernent les traitements de données de santé, les systèmes de pointage, de gestion des accès et du temps de présence par biométrie, le transfert des données personnelles vers des pays tiers et la collecte des photographies de rues et de places publiques pour un service de géolocalisation.
Les 46 récépissés délivrés par la CDP portent entre autres sur les systèmes de vidéosurveillance, de gestion magnétique des accès, du suivi des abonnés des opérateurs de télécommunications, des sites web, des newsletters, des bases de données de demandeurs d’emplois, de prospection, de revendeurs, d’enquêteurs, d’administrateurs, de clients et de fournisseurs de services. La CDP a aussi accepté des déclarations de traitement de données du personnel (en activité et à la retraite), ainsi que celles portant sur des plateformes SMS, des universités, des sociétés de transfert d’argent. Enfin, la version électronique du Registre de Commerce et des Crédits Mobiliers (RCCM) a reçu le quitus de la Commission.
2 – Manquements constatés et mesures prises
A la lumière de l’instruction des dossiers cités ci-dessus, différents manquements à la législation sur les données personnelles ont été relevés, notamment l’absence de consentement des personnes sollicitées dans le cadre des activités de prospection directe (commerciale ou sociale), le non-respect des droits des personnes consacrés par la loi (droit à l’information préalable, d’accès, d’opposition et de rectification), le caractère disproportionné des données collectées par rapport aux finalités de certains traitements et la durée excessive de conservation desdites données.
Au plan technique, la CDP a constaté que l’installation et la maintenance des plateformes assurées par des prestataires de service externes à l’entreprise ou à l’administration et se trouvant le plus souvent à l’étranger constituent un défi supplémentaire pour le contrôle des aspects techniques des déclarations.
Par ailleurs, la Commission a noté des manquements ayant trait au recours à un hébergeur sans vérification du lieu exact de stockage des données et des garanties de sécurité.
La Commission a aussi relevé la banalisation de la collecte et du traitement des données médicales par des non professionnels de santé qui, par conséquent ne sont pas soumis au secret médical.
Enfin, la CDP a constaté la pratique, de plus en plus fréquente, consistant à publier dans la presse la photo d’un ancien employé pour décliner toute responsabilité en cas d’agissement de ce dernier. Or, cette pratique viole la loi sur les données personnelles, notamment le principe du consentement de la personne concernée avant la publication d’une donnée personnelle la concernant.
Face aux manquements constatés, la CDP, lors des six sessions au cours de ce trimestre, a pris plusieurs décisions notamment l’interdiction aux responsables de traitement de collecter :
– plus de deux empreintes digitales pour tout système de pointage, de gestion des accès et du temps de présence des salariés ;
– collecter les données des utilisateurs de plateformes web to Sms sans le consentement préalable des personnes qui ont été recommandées ;
– la date de naissance, l’âge et le statut matrimonial pour une base de données clients ;
– les noms des ascendants par les sociétés de transfert d’argent ;
– le nom de l’opérateur téléphonique, le niveau scolaire, le permis de conduire, la ville, le quartier, la nationalité dans le cadre de la gestion de revendeurs, marchands ou détaillants de produits ou services ;
– par un non professionnel les données médicales des salariés ;
– par achat ou vente des bases de données sans le consentement des personnes y figurant ;
– les adresses IP de clients dans le cadre de la gestion d’une newsletter de prospection ;
– le nombre et l’âge des enfants mineurs dans le cadre de la gestion d’une base de données de demandeurs d’emplois avant la procédure définitive de recrutement ;
– dans le cadre d’un service de géolocalisation, des images représentant des zones sensibles, notamment tout ce qui peut présenter un intérêt stratégique pour l’Etat du Sénégal, ainsi que les images des personnes physiques et des lieux privés prises en l’absence du consentement des intéressés.
La Commission a aussi enjoint certains responsables de traitement de ne pas conserver, sous aucun prétexte, des données brutes non floutées et de publier dans la presse la photo d’un ancien employé d’une structure sans le consentement de la personne concernée.
3- Recommandations
La CDP, formule à l’intention des responsables de traitement, les recommandations suivantes :
– Traiter les données de santé des employés sous la supervision d’un professionnel soumis au secret médical ;
– Informer et sensibiliser les personnes qui traitent les données sur les mesures de sécurité prises lors du traitement;
– Collecter et traiter les données personnelles nécessaires aux finalités poursuivies conformément au principe de proportionnalité ;
– Conserver les données personnelles pour une durée nécessaire aux finalités du traitement ;
– Pratiquer une veille technologique en vue d’améliorer la gestion et la sécurité des données ;
– Informer les personnes concernées par un traitement des moyens d’exercice de leurs droits consacrés par la législation en vigueur ;
– Intégrer les principes de la protection des données personnelles dans les conditions générales de vente, d’abonnement et de souscription à des services destinés au public ;
– Soumettre pour avis à la CDP les dispositions sur les données personnelles contenues dans les contrats (travail, prestations de services, vente, etc.) ;
– Veiller au respect des exigences légales avant toute opération de prospection directe notamment des conditions prévues par la délibération n°2014-0020 / CDP du 30 mai 2014 de la CDP sur les conditions de la prospection directe.